この記事は以下でお悩みの方にお勧めです。

• 文章を丁寧に書きすぎて相手に内容が伝わらない
• 確認事項の返信がこない
• 文字量が多く、重要なポイントを見落とされているかもしれない

小見出しを付ける

■ポイント

• どこに何が書かれているか明確になる
• 読み飛ばし、見落としを防ぐ
• 小見出しの先頭に記号をつけて、小見出しだと分かりやすくする

■例

Before

○○○で△△△の為、□□□になります。
●●●ですが、▲▲▲してもよろしいでしょうか？

After

■状況
○○○で△△△の為、□□□です。

■確認事項
●●●ですが、▲▲▲してもよろしいでしょうか？

番号を付ける

■ポイント

• 複数の確認・共有事項があった場合に、パッと見で数量が分かる
• 別途補足したい場合に、短く文章をまとめられる
• 番号があることで相手が回答しやすくなる（①は確認中等）

■例

Before

■修正依頼
○○○ページの△△△を☆☆☆に修正をお願いできないでしょうか？
また、●●●ページも▲▲▲にして★★★は×××にしたいです。

■補足
○○○ページ：△△△を☆☆☆に修正する件について、●●●は▲▲▲です。

After

■修正依頼
①○○○ページ：△△△を☆☆☆に修正
②●●●ページ：▲▲▲に変更
③●●●ページ：★★★を×××に変更

■補足
①の●●●は▲▲▲です。

グルーピングと文面の規則性

■ポイント

• 改行量でグルーピングを明確にする
• 記号で囲いグルーピングを強調する
• 見出しやグルーピングを規則的にする

■例

Before

○○○で△△△の為、以下の確認をお願いできないでしょうか？
■修正依頼
①○○○ページ：△△△を☆☆☆に修正
②●●●ページ：▲▲▲に変更
③●●●ページ：★★★を×××に変更

●●●は▲▲▲です。
その為、スケジュールは以下でいかがでしょうか？
　9/1：○○○
〜9/8：△△△
〜9/16：☆☆☆

After

○○○で△△△の為、以下の確認をお願いできないでしょうか？
----------------------------
■修正依頼
①○○○ページ：△△△を☆☆☆に修正
②●●●ページ：▲▲▲に変更
③●●●ページ：★★★を×××に変更
----------------------------


●●●は▲▲▲です。
その為、スケジュールは以下でいかがでしょうか？
----------------------------
■スケジュール
9/1：○○○
〜9/8：△△△
〜9/16：☆☆☆
----------------------------