今回は「視点を養うコツ」の第四弾、「事象の整理・分析」をテーマにお話しします。これまでにお話してきた内容、思考習慣を活用しつつ、もう1ステップ先に進むための考え方です。ビジネスパーソンとして活躍するための必須スキルともいえるので、ぜひ最後までお付き合いください。

モノ・コトを流れ図で理解！わかりやすく情報を整理しよう

これまでの「視点を養うコツ」では、視野の広げ方やモノ・コトの伝え方、情報の引き出し方などを話してきました。そしてそれらの各所に出てきた「(モノ・コト・情報などを)整理すること」について、苦手意識のある方も多いのではないでしょうか。

モノ・コトを分かりやすくとらえるためには、流れ図で考えます。人が書いた流れ図を見るだけでなく、一つの事象、現象を自分で流れ図にしてみることが大切です。流れ図にするには、ポイントを押さえる必要があり、同時に全体像を把握できるため、視点を養うことにもつながります。

例）営業を流れ図にして考える

マネジメントレベルで問題解決！要件を洗い出そう

営業を流れ図にして、各々のポイントで何が必要なのか、どうすべきなのかを洗い出してみると、営業で必要な要件が整理しやすくなります。そして、洗い出した問題点に対して、「なぜ？」という疑問を持ち、その原因を考えることが問題解決のための第一歩です。続いて、どうしたら状況を改善・脱却できるのか、方法論・必要要件を具体的に考え、対策を講じます。

例）提案のポイントで案件が止まってしまった

このように、流れ図にして考えることで個人レベルでの必要要件が整理できるだけでなく、マネジメントレベルにおいても、案件が滞ってしまった場合などに、どのポイントが障害になっているかを把握し、対策・改善に繋げることができます。

2軸の整理で視点を養う！図表に落とし込む習慣づけ

前述した流れで物事を捉えることは、言い換えると1つの軸で考えているためシンプルでわかりやすい構造です。考えや情報を大枠で整理するのに適していますが、より具体的に理解し、見えていなかった部分から気づきを得るには2軸で考えることが有効です。

事象・現象のポイントを2軸で考えて図表に落とし込む習慣をつけることによって、視点が養われていきます。この視点については、いくつかのパターンを頭に入れておくだけで活用できるタイミングが多々ありますが、特に、「時間軸」を用いる整理の仕方は、習得すべき必須項目です。

例）営業取引先を分析

「顧客売上高」と「銀行収益」の2軸で表1を作成しました。売上高が高く、取引の少ない先は、取引拡大のチャンスが大きいと判断し、積極的に攻めます。一方で、売上が小さい会社には、あまり労力をかけないでメンテナンスをします。このように取引先を2軸で明確に区別し営業をした結果、IMD井東が銀行営業時代に担当していた預金・融資の取引が大幅に増えたそうです。

例）業務進行表・プロジェクト管理表など

表2は、縦軸に事項、横軸に時間軸を用いた表です。このように「時間軸」を用いることで、モノ・コトの入口～出口(=全体)を捉えることができます。それはつまり、仕事の全体像をつかむことにつながり、プロジェクトの管理もしやすくなります。このような表は最も頻繁に使用され、よく目にする一方で、経験のない人は意外にもスッと作成できないものです。

これらの図表を用いた考え方は習慣づけることで、自然とできるようになります。そして、重ね重ねにはなりますが、特に「時間軸」を用いる整理の仕方は、習得すべき必須項目です。事象や現状の整理をする際に、ぜひ試してみてください。