どうも。ディレクターをやっております籐です。
今年は台風が多いらしく、毎週天気が悪いですよね。
僕が住んでいる家のポストは木を使って自分で作ったんですが、最近見たこともないような黄色のキノコが生えてきてしまい、
すごく気持ち悪いので放置してます。（郵便局の方すいません　m(__)m）

さて今日は、ディレクションしている方にはおなじみ「タスク管理」の手法をご紹介したいと思います。

 

便利なタスク管理

確認することが多かったり覚える事が多い方に「タスク管理ツールに頼ってみる」という方法をおすすめします。

覚えておかなければいけない事が増えるとパニックになりません？
僕の場合、4つ以上のことを同時に覚えようとすると「もう無理っ！」と思考停止しちゃうんですよね。

ディレクターの方だけじゃなく、複数のお仕事やプロジェクトを同時並行で進めている方や、
経営者の方なんかも「タスク管理」は重要だと思いますが、みなさんはどのような手法をとられてますか？
昔からある「付箋」や「手帳」を利用するほうが捗るという方もいるかもしれませんね。

僕はと言うと、3〜4年前からずっと「Googleタスク（Google Tasks）」を利用しています。
他のToDoアプリやタスク管理のアプリを使って試してみたんですが、
僕の場合はメールとしてGoogleApps（いわゆるGmail）を利用しているので、便利なGoogleタスクに落ち着きました。
最大の特長は「メールとタスクの関連付けがショートカットでできる」というところです。

 

Googleタスク（Google Tasks）の設定方法

いくつかの設定方法はあるんだと思いますが、今回は2つの処理だけで簡単に利用できる方法をご紹介します。
まず、最初にGmailの「キーボード ショートカット」をONにします。

次に、Googleカレンダーのマイカレンダー「ToDoリスト」にチェックを入れます。
設定はこれだけです。簡単ですね！

 

基本的な使い方

使い方ですが、僕の場合メールと関連付けて利用することが多いので、例えば誰かに何かお願い事をするメールを送信した場合は、そのメールを表示させショートカットとなる「shift + T」つまり、キーボードのshiftキーを押しながら「T」を押します。

すると、画面右下からToDoリストが表示されます。

後は、このタスクに対して期限を設定します。タスクなので期限を設定しないとですよね。
表示されたタスクのタイトル右横に表示された「>」をクリックするか、タスクのタイトルをクリックした後に、ショートカット「shift + エンターキー」を押します。

期限を設定する画面に切り替わりますので、「期限」と表示された項目をクリックして日にちを設定します。
（必要に応じてメモを残しておくと「あれ？なんだっけこのタスク」ということを防げます）

「リストに戻る」をクリックすると先程のToDoリストに日付が入っていることを確認できます。
ちなみに、今行った処理だけでタスクとメールを関連付けすることができたわけですが、この「関連付け」地味に便利です。
というのも、メールを利用して何かを決定する場合、メールのやり取りで次の行動を決めることが多いため、
依頼する、依頼されるどちらの場合も処理が完結するまでメールのやり取りが発生します。
タスクとメールを関連付けることで、もし、次の返答（回答）が1週間後といったように時間が開いてしまった場合でも、あとから「どの件だっけ？」となりにくいのです。

 

Googleカレンダーと同期される

こうして設定したToDoリストは、Googleカレンダー側でも同期されていて、Googleカレンダー側からでも先程登録したタスクを確認、日にちの変更ができます。

ドラッグして移動するか、タイトルをクリックして日付を変更するかで日にちの移動が簡単に行えます。
こうして移動したタスクはすぐに同期されます。

 

スマートフォンアプリと同期

移動や外出が多い方などは、スマートフォンアプリを入れて利用するのも便利ですね。
僕の場合、iPhoneを利用しているのですがアプリとして「GoTasks」を入れて、タスクの確認や登録、日にち移動をしています。

移動時にハッと思いつくことや閃くことないですか？こんな時スマートフォンって本当便利だと思います。忘れないうちにタスクとしてメモしておいて、後でどうするか決めたらいいんです。

 

Gmailユーザーにおすすめ！

複数のプロジェクトや、複数の確認毎ってメールが軸になっているケースが多いですよね。
お仕事の流れとして、電話での確認毎やFAX、手紙、LINEといったコミュニケーションもあるかもしれませんが、
Eコマースやお問い合わせなど圧倒的に「メール」を利用する機会が増えてきていると思います。
で、確認毎がメールの場合、大抵「忘れちゃう」
いつまでに、だれに、何を確認するのか「忘れちゃう」
というより、覚えきれない。
あとは、いつ登録したか覚えていないダイレクトメールや、スパムメールの類に埋もれちゃう。
というわけで、今回ご紹介した「Googleタスク（Google Tasks）」は
コミュニケーションのメインがGmailの方には特におすすめの方法です。

 

まとめとして

20代の頃は、そんなことしなくてもほとんど覚えていたのに・・
「これぐらい全部覚えられる！メモなんか取る必要ないっしょ！！」と言っていた20代の生意気な僕も、あっという間に40代。
今は全部忘れちゃう。昨日の夕飯が何かも覚えてない・・
美容院や歯医者を予約しても何時に予約したかを忘れちゃう。

ある時、お客様とのお打ち合わせの時間をすっかり忘れてしまい、というより予定より遅い時間で思い込んでしまい、
大変ご迷惑をおかけしてしまった時から、これはヤバイと始めたのが「タスク管理」です。

やってみると簡単な割に効果が大きいので、まだやったことがないという方には是非おすすめです！
iPhoneアプリとの連動もうれしいですよね。思いついたアイディアや「あっそういえばこれ買っとかないと」的なメモもすぐに残せますからね。