どうも、マリンロードの大柄です。

新型コロナウイルスの影響が日に日に大きくなっていますね。
私の周りでも自宅待機や自粛要請で困っている人が増えてきたように感じています。

こんな時だからこそWebが大きな力を発揮します。
Webで課題を解決するのがマリンロードの仕事、少しでもお役に立てるようにとウェブ会議に関する記事をご用意しましたので、是非ご覧ください。

ウェブ会議をしてみよう

自宅で仕事しなければいけなくなった場合、一番影響が出るのがコミュニケーションの部分だと思います。
対面で資料をみながら相談することができなくなったり、電話だと相手の表情や様子が汲み取れずコミュニケーションエラーが発生したり、今までできていたはずの作業なのに少しずつ歯車が噛み合わなくなる場面が出てきます。

そんな時はウェブ会議がおすすめです。
お互いの映像やPCの画面を共有しながら会話することができるようになるため、ちょっとしたニュアンスや具体的な意図の共有などがしやすくなります。

GoogleのハングアウトやSkypeなど無料で利用可能なツールはたくさんありますが、弊社ではZoomを利用することが多いです。
同じ時間に指定のURLにアクセスすればウェブ会議を始められるのでWebの知識等がなくても簡単に利用することができます。

それではZoomを利用してみましょう。

Zoomの導入手順

以下の画像を見ながら設定してみてください。

まずはhttps://zoom.us/にアクセスし、「サインアップは無料です」と記載されている画面右上のボタンをクリック。

自身の生年月日を入力し、「続ける」ボタンをクリック。

仕事用のメールアドレスを入力し、サインアップ。

もし仕事用にGoogleアカウントを持っている場合はページ下のGoogleでサインインをクリック。Googleアカウントを使った方が簡単なのでオススメです。

メールアドレスを入力しサインアップをクリックすると、下記のような画面が表示され、入力したメールアドレス宛にZoomからメールが届きます。

以下のようなメールが届いているはずです。私のところに届いたメールの件名は「Zoomアカウントをアクティベートしてください」でした。

メール設定によっては迷惑メールフォルダ等に入ってしまっている可能性もあるので注意してください。

こちらのメール内の「アクティブなアカウント」と書かれたボタンをクリックすると下記のようなZoomのサインアップ用のページが開きます。

こちらに氏名を入力の上、パスワード設定を行ってください。セキュリティ面も考え、複雑なパスワードに設定することをオススメします。

「続ける」ボタンをクリックすると下記の画面が表示されます。招待は今の時点では特にする必要はないので、「私はロボットではありません」にチェックを入れ、「手順をスキップする」ボタンをクリックしましょう。

ここまでくれば設定はほとんど完了です。「Zoomミーティングを今すぐ開始」ボタンをクリックすればZoomのアプリケーションがダウンロードされ、すぐにウェブ会議を開始できます。

画面右上の「ミーティングを開催する」のテキストをクリックしてもウェブ会議を開催できます。

ウェブ会議を開催することができたら、次に、メンバーを招待してみましょう。

参加者の管理というボタンをクリックすると参加者一覧が表示されるので、上記画像を参考に招待ボタンをクリックしてください。

こちらのようなウィンドウが開くかと思いますので、URLのコピーを行って、ウェブ会議に参加するメンバーを対象に連絡してください。

ウェブ会議用のURLにアクセスすることで他のメンバーも同じミーティングに参加することができます。

以上が、Zoomを導入しメンバーを会議に招待するまでの流れになります。一度上記手順で設定を行い、社内のメンバー間でテストしてみると良いと思います。

音声のトラブルシューティングについて

はじめてのウェブ会議中によくある問題としてハウリング問題があります。誰かの声がループしてキーンという不快な音が発生する現象です。
これはマイクがスピーカーから出てくる音を拾ってしまい、その音をスピーカーから出力してしまうことが原因になります。

ハウリングの解消方法として、スピーカーからの音をマイクが拾わないよう、イヤホンを使ったりスピーカーの音量を下げることで解消されることが多いです。
また、よくあるケースの一つとして、同じウェブ会議に参加している2台のPCの距離が近すぎて、一方のスピーカーから発した音をもう一方のPCのマイクが拾ってしまいハウリングが発生することがあります。
こういう時は、片方のPCのマイクをミュートにすることでハウリングを防げます。基本的には同じ場所で会議に参加する場合は1台のPCで参加するのが良いと思います。

バーチャル背景の設定方法

自宅でウェブ会議をする場合、部屋が映し出されることに抵抗がある方も多いと思います。自分の趣味が全開のラックや干している洗濯物等、見せたくない人の方が多いのではないのでしょうか。
そんな時、Zoomの機能で背景をバーチャル背景に変え、自分以外を隠すことができます。以下参考画像です。

設定前の様子。背景はもちろん屋内。カメラに映し出された映像がそのまま表示されます。

設定後がこちら。デフォルトで用意されている海の画像を使ってみました。

どういう状況？

心なしか表情からも夏を感じますが、違和感がものすごいので、オフィスの写真に差し替えてみます。

ちょっとマシになりましたね。

こんな感じで自分だけを上手くトリミングして表示してくれるので、在宅でも部屋の映り込みなど気にせず打ち合わせができます。

以下、設定方法について。

ウィンドウ下部のメニューバー「ビデオの停止」の横のアイコンから「仮想背景を選択してください」をクリック。

仮想背景を選択してくださいというテキストの横に「＋」ボタンがあるので、こちらからPC内のお好きな画像を追加してもらえればOKです。

私は普通のオフィスっぽい背景にしていることが多いですが、画像さえあれば、あたかも芸能人のパーティに参加しているかのように見せれたり、ハイパーウルトラめちゃくちゃ綺麗なオフィスで働いているかのように演出し、ミーティング参加者に対してマウントを取りに行くこともできます。この機会に是非試してみては如何でしょうか。

セキュリティについて

Zoomの利用者が増えたことで不具合がいくつか見つかったというニュースがありました。提供元の企業が迅速に対応しているので発見された問題は解消されている様子ですが、その他の脆弱性等から今後また新たな問題が出てくる可能性もあるので、利用者側もできる限りの対策はしていきましょう。

例：
・メールアドレスのパスワードを複雑で強固なものに変更しておく
・定期的にアップデートし、最新版のバージョンのものを利用するようにする
・不要な個人情報は画面に映らないように心がける
・URLはSNSなど公の場で公表しない

など、利用者側で注意できることもありますので、Zoomに限らずですが、もしできていないという方はこの機会に取り組んでみたり、社内等あなたの周りの方にも共有してみてください。

それでは、大変な時期ではありますが、みんなで協力しながら乗り越えていきましょう！

今後ともマリンロードを宜しくお願い致します。